ZAMAN YÖNETİMİ DİYE BİR ŞEY VAR MI ?

 

Belki de kişisel gelişim dünyasının en cafcaflı ifadelerinden birisi Zaman Yönetimi. Cafcaflı çünkü aslında bir açıdan baktığımızda pek gerçekçi olamayacak bir ifade ediş şekli. Zamanı gerçekten yönetebilmek mümkün mü ? Yoksa tüm yaptıklarımız ve çabalarımız işleri ve kendimizi zamana uydurmaktan mı ibaret ? 

Yönetme kelime anlamı olarak bir sürece-kişiye-duruma yön verme, belli bir doğrultuya doğru ilerlemesini sağlamaktır. Çoğu kez bir şeyi veya kişiyi yönetebilmek için, konu her ne ise, üzerinde oynamak, esnetebilmek, değiştirebilmek, motive edebilmek yani kısaca o şeye ya da kişiye etki edebilmek gerekir. Ancak zaman bellidir. Bir an’dan başlar ve yüzyıllara uzanır. Bizim için ölçü birimi bir gün diyelim. 24 saat. Bunu esnetme şansımız var mı ? 25 saat yapabilmek mümkün mü ? Öyleyse, aslında yönettiğimiz şey zaman değil, kendimiz, kararlarımız, davranışlarımız, adımlarımız olmuyor mu ? Yönettiğimiz bu ve benzeri onlarca şeyle birlikte zamana kendimizi uydurmaya gayret ediyor; uydurabildiğimiz kadar verimli ve başarılı oluyoruz.

İster zamanı yönettiğinize inanın, ister zamana uyduğunuza inanın, gün içinde ne iş yaparsak yapalım, hepimizin çok fonksiyonlu olması gerekiyor. İş hayatı, özel hayat derken birçok farklı sorumluluk ve görev bizleri bekliyor.

Elbette herkesin motive olma şekli ve iş yapış şekli farklı; bununla birlikte genel olarak “yetişemiyorum”, “yetiştiremiyorum” gibi serzenişlerin kökeninde erteleme-son ana bırakma-başlayamama gibi şeylerin yattığını gözlemliyorum. Bazı insan vardır, son düzlükte işleri yapmaya başlar, o stres ve zamanın tükenmekte olduğu gerçeği daha motive ve başarılı şekilde işi tamamlamasını sağlar; bazı insan vardır çok daha geniş zamanda ufak adımlarla planlı hareket etmekten keyif alır ve başarılı olur. Herkesin yoğurt yeme şekli farklı ancak günün sonunda birçoğumuzda aynı serzeniş: “tutamıyorum zamanı.”

Eskilerin deyimiyle bir işe başlamak bitirmenin yarısıdır. Bu aslında harekete geçmek için iyi bir motivasyon söylemi olabilir. Peki yeterli mi? Tartışılır. Birkaç basit tüyo ile zamanla arayı iyi tutmanın yöntemlerinden bahsetmek isterim:

1.     Meşhur Eisenhower matrisini kullanmayı deneyebilirsiniz. Buna, masada bekleyen işler ve yeni çıkan taze işlerin tamamlanması için kullanılması muhtemel bir karar kılavuzu diyebiliriz. Bir iş acil mi ve önemli mi sorularına vereceğiniz cevaba göre, bizzat yapmanız veya delege etmeniz ya da hemen yapmanız veya daha uygun bir zamanda daha sonra yapmanız için bir karar verme aracı olarak kullanabilirsiniz. Bazen bugünün işini yarına bırakmamak doğru bir karar olabilirken, bazen de işi daha ileri bir tarihte yapmak veya delege edebileceğiniz bir arkadaşınız tarafından yapılmasını istemek doğru bir karar olabiliyor. Üstelik, işi doğru kişiye doğru şekilde delege edebilmek hem bir meziyet hem de iyi bir yönetici-liderin önemli özelliklerinden birisidir diyebiliriz. 

 

2.     “Boş” geçirdiğiniz zamanlarınızı kendinize itiraf etmekle devam edebilirsiniz. Sizin değil ama bir arkadaşınızın gün içinde hiçbir şey yapmadan boş geçirdiği zamanları olduğuna eminim. :) Bu zamanları toplayın ve kaç dakika-saat olduğuna bir bakın. Çok büyük ihtimalle bir şeyler çıkacaktır. Boş geçirmekten kastedilen; kapı önü sigara molaları, arkadaşlarla “dedikodu”, ufak çaplı dalıp gitmeler, cep telefonuyla oynama, instagram vb. Bu ve benzeri durumlara da ihtiyaç var; bunlar sizi dinlendiriyor, kafanızı dağıtmanıza imkan sağlıyor olabilir; kabul. Bunları da belirli bir plan dahilinde ve süresini belirleyerek, adını koyarak yapabilirseniz boşa geçen zaman olmaktan çıkacaktır. Belki de bu arada bazılarını bir araya getirme-toplama yöntemi ile boşa geçen zamanlardan tasarruf bile edebilirsiniz.

 3.     Bitmek bilmeyen, uzayıp giden toplantılar birçok çalışanın kabusu. Hem şikayet ediyor, hem de yapmaya devam ediyoruz. Eskiden toplantı odasına kapanıp, yüz yüze yapardık; pandemiden sonra online olarak bilgisayar üzerinden yapmaya başladık. Mekan ve şekil değişti ama yine de karar alma-değerlendirme süreçlerinde çeşitli platformlar üzerinden toplantılara devam ediyoruz. Evvela, yöneticilerin, sonra da çalışanların, toplantıya katılacak herkesin sorgulaması gerekiyor. Bu toplantı gerçekten gerekli mi; amaca ulaşması için kimlerin katılması gerçekten önemli, 1 saat boyunca tartışıp vardığımız sonuca ya da aldığımız karara 30 dakika içinde ulaşmak için neler yapabilirdik ? Hangi yöntemler toplantılarımızı daha etkin-verimli-süre açısından kısa hale getirirdi ? (Örnek; fikir havuzları, toplantıya hazırlıklı gelmek, toplantıya direk katkı sağlama durumu olmayanların katılmaması vs)

 4.     Özellikle sahada çalışan arkadaşlarımız için, doğru rut planlaması yapmak iyi bir fikir olabilir. Pandemi sebebiyle eskisi kadar düzenli ve yoğun müşteri ziyaretleri yapılamıyor olsa da hayat bir şekilde devam ediyor ve yüz yüze görüşme yapılması gerekli durumlar var. Diğer yandan bugünler bir şekilde geçtiğinde satış temsilcilerinin birebir görüşmelerinin büyük ölçüde pandemi öncesi sisteme döneceğine inanıyorum. Belirli sektör ve pazarlar için bu durum kaçınılmaz. Müşteri ziyaretlerini mümkün olduğunca aynı güzergah üzerinde toplamak, (örneğin aynı gün Avrupa-Anadolu yakası geçişi yapmamak veya belirli bir rota üzerindeki şehirleri aynı günde ziyaret etmek) yolda kaybedilecek zamanın bir nebze önüne geçecektir.

 5.     Uykuda geçireceğiniz zamanı iyi ayarlayabilmek 24 saatten daha fazla yararlanmanıza yardımcı olacaktır. Uyku ihtiyacı bünyeden bünyeye, yapılan işin şartlarına ve bilim adamlarına göre değişiklik gösteriyor. Bu konuda otorite ve bilirkişi değilim, ancak kendinize sormanızı rica ediyorum. Uyanma ve yatma saatlerinizi göz önünde bulundurarak kendinize bir sorun; bu süreç içinde kısa bir zaman tasarrufu yapmanız mümkün mü ? Buradan tasarruf sağlayacağınız zamanı nerede ve ne için kullanabilirsiniz ?

 6.     Karar alma süreçlerinizi ertelemeyin. İşleri ertelemeniz mümkün ve gerekli olabilir. Bu konuyu birinci maddede belirttim. Matriksi kullanın. Ancak, harekete geçme öncesi karar alma-karar verme süreçlerinizi hızlandırmanız mümkün. Bir karar aşamasında iyi düşünmek, olası sonuçları analiz etmek güzel bir harekettir. Bununla birlikte, düşünme-analiz kısmına gereğinden fazla zaman harcamayın. Düşüncenizi mümkün olduğunca çabuk eyleme dökmek size fayda sağlayacaktır. Hem kafanızdaki şeyin düşüncede kalmaması (hayal olmaması) açısından hem de ne kadar düşünürseniz düşünün iş eyleme döndüğünde hesaba katılmamış, beklenmedik sürprizlerin kaçınılmaz olmasından ötürü adım atmak çoğu kez adım atmamaktan daha iyidir.   

7. Müşterilerinizle olan görüşmelerinizin içeriğini önceden planlayın. Eğer art arda bitirmeniz gereken işlerinizin fazla olduğu bir gün ise veya fazlaca randevu almayı başardığınız bir gün yaşıyorsanız, görüşmenizi her zamankinden biraz daha net ve özet şekilde yapmaya çalışabilirsiniz. Görüşmeyi sizin yönetiyor olmanız, giriş-gelişme ve sonuç kısımlarına geçişi daha kolaylaştıracaktır. Havadan sudan yani dostane diyalogları bugün için, sebebini de izah ederek biraz daha hızlı geçebilirsiniz. 

Çok iyi bildiğiniz gibi, hayatta değeri parayla ölçülemeyen çok az şey var; birisi de zaman olabilir. Zamanın maliyeti hesap edilebilir ama geçmiş zamanı ne kadar para verirseniz verin geri kazanamazsınız. Zamanın esiri olmayıp, zamana ayak uydurabilenlerden olmanız dileğiyle.

Sevgiler,

Çağrı.